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契約書の期日管理で アナログだけどすごく効果的な方法

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契約の更新忘れ対策にすごく効果的な方法をみつけたのでシェア

 

これだけは絶対にお伝えしたい・・・

 

と謎の使命感を感じたので書きますが、

契約書の期日管理に効果的な方法をみつけたんです。

お金もかからず、すぐできます。
(ただしアナログですよ。)

 

 

契約書の期日は忘れてしまいがち!

 

 

契約書をあつかっていると、
期日には更新など何らかの手続きをしなければいけないため、
それを忘れないように気を付ける必要があります。

 

 

たとえば不動産の賃貸借なら、
オーナー側はお客さんにたいして、
期日が近づいたら更新の書類を送付しなくてはなりませんね。

 

しかし、「あるある」なんですが、
これを結構忘れてしまうんです。

 

  

もちろん、
グーグルのカレンダーに期日を書き込んでおいたりしますが、
なぜかうっかり見落としたり、後回しにしているうちにそれを忘れたりします。

 

 

誰もが思いつく解決策は、
エクセルに契約書のタイトルや締結日などを打ち込んで、
一覧表をつくるというやりかたではないでしょうか? 

 

これ、ものすごく管理できた気になるのですが、
実はそれほど効果的ではありませんし、第一続きません。

 

なぜなら、手間がかかりすぎるからです。

 

 

転記ミスが起きるかもしれないし、
実際の契約書と紐づけることができないために、
もとの契約書ファイルを探す手間がかかります。

 

契約書って、一覧表で必要な情報だけを整理して見たいときもあるし、原資料である契約書のファイルをとりだして見たいときもあるので、ややこしいのです。

 

だったらシステムを導入すればいいのですが、
それを導入する手間と費用に阻まれている小規模なオフィスも、
たくさんあるはずです。

 

 

そこで今回提案したいのがこのアナログな方法です

 

 

私が対応策として思いついた方法は、とてもシンプルです。

 

 

 

その方法とは・・・

 

 

 ↓

「契約書の満了日を西暦でファイル名の先頭につけます!」

 

 

結論だけ言えばたったこれだけ。

 

なぜこれがそんなにいい方法なのか、
センスのいい方ならすぐわかるはずです。

 

 

種明かしすると、
期日管理にとって必要な情報は、実は「満了日のみ」なのです。

 

 

契約書にはさまざまな情報がつまっていますから、
ついたくさんのタグ付けをしたくなりますが、
思い切って満了日にしぼってしまえばよかったんです。

 

 

具体的にはこうします

 

たとえば、マンションの賃貸借契約があったとします。

 

物件名は「東京ハイツ2020号室」だとしましょう。

 

で、その契約書を締結したら、スキャンしてPDFファイルを作り、
ともかくそのファイル名を
「満了日(yyyy/mm/dd)_物件名_賃貸借契約書」
という具合につけるわけです。

 

 

(ファイル名の例)

 

20210214満了_東京ハイツ2020号室_賃貸借契約書

 

 

このようにファイル名を書くだけ。

 

 

最大のポイントは、
締結日とかじゃなくて「満了日」というところ。

だって期日管理に必要なのは満了日だもの。

 

 

こうすれば、日付順に、
つまりこの場合賃貸借契約書の満了日の順番に勝手に並んでいきます!

 

まるでTODOリストができたかのように、
もうすぐ更新作業をしなければならない順番に、
契約書のファイルが並んでくれます。

(すごく気分がいいですよ)

 

 

しかも、
そもそもファイル名だからあたりまえなんですが、
原本参照のためにわざわざファイルを探しにいく必要がありません。
一覧表と同時に、ファイルとの紐づけがすでにできているようなものなのです。

 

 

日付順に並ぶということは、
もはや古い契約書を別のフォルダに入れて、・・・などとやらなくてよいということです。

 


同じフォルダに置いてあっても、
順番が古くなっていくだけなのでさほど気になりませんから。

 

 

フォルダは分けないほうがいい

 

むしろ、
フォルダをたくさんわけることでかえってこのやりかたのメリットがそこなわれますので、フォルダはつくらないほうがいいです。

 

 

どうしても、
たとえば物件名ごととか取引先ごととかにわけて整理したくなるのですが、
それは人間の目でみたときの都合であって、
パソコンで管理するときはむしろじゃまになります。

 

 

シンプルに一つのフォルダに放り込み、
ファイル名で一覧性を生み出せばそれで充分です。
どうしても物件名ごとに分けた情報がほしくなったときは、
フォルダ内を検索すればソートされます。

 

 

私自身、実際にやってみて、非常にうまくいったのでおすすめします。

 

 

よかったらあなたの身の回りでも必要な方に教えてあげてください。

 

 

まるでコロンブスの卵のような期日管理の方法でした。

 

 

またいい方法があったらシェアします。

 

 

 

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行政書士 竹永 大 

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