覚書のつくりかた2 - 契約書業務マニュアル

「言った、言わない」のトラブルというのは、特に金銭がからむと、精神的にも実質的にも、ダメージが大きい。

ようするに、詐欺にあったような気持ちになる。

いや、詐欺は意外と身近な問題なのだ。テレビやニュースをにぎわす大がかりで、確信犯的なものばかりではない。

むしろ、被害を受けた側にとっては詐欺のようだけれども、厳密な法律論的には微妙なケースがたくさんある。

いってみれば、悪気はなかったのだけれど、結果的に相手をだますような言動をしてしまう、いわばアマチュアの詐欺師みたいなのがいるのである。

この、アマチュアの詐欺師というのは、いかにも悪人のイメージがあるが、実際のトラブルをみていると、ちょっとちがう。

当事者はみんな、優しそうで、親切で、悪気のなさそうな人ばかりなのである。

トラブルを予防するには、気付いた時にいかにはやく手を打てるかである。逃げられてからでは遅い。

そこで覚書（おぼえがき）であるが、これは一種の踏み絵になり、存在自体が、一種の抑止力になってくれる。

アマチュアの詐欺師たちは、何か約束するとき、たいてい

「文書にしてもかまいませんので」

などというからおもしろい。

これは彼らの口癖なのであるが、もちろん、彼らが自ら「文書」をつくってもってくるなんてことはない。

彼らにとっての文書は、ドラキュラにとっての、十字架みたいなものだからだ。

ようするに彼らはあとで証拠になりそうなものや、正確な記録の類を本能的に嫌っている。

そう難しいことではないので、こちらからさっさと、覚書を手際よく作成できるようにしておくべきだろう。

ここでは便宜的に、何らかの話し合いや取り決めがあったときに、その論点を整理するためや、後日の紛争予防のために、作成する文書のことを、覚書と呼ぶことにする。

つまり、まったく争いが無い状態でも、念のためつくっておく文書のことだ。

自分や相手の言い分をまとめておくとか、意思を確認するための文書である。

だから、会議の議事録なども、広い意味ではこれに含まれる。

なぜこんなものをつくるのかといえば、書面にしておくことで客観的に確認がしやすくなるという、便利のためがひとつ。

そして、法律的な原則論から言えば、きちんと文書化された合意というのは、いわゆる「前言撤回」はきわめてむずかしく、事実上、その文書の記載に拘束されるためだ。

この意味では、作成者自身も、拘束されることになるから、記載には注意が必要である。

覚書の作成は手軽で、非常に経済的だと思われる。

後日、紛争になってしまってから、事態を収拾しようとしても、たいていの場合はかなり難航するし、当然、コストもはねあがる。

適切な文書にすることを心がけておくだけでも、抑止力になってくれ、予防の効果が期待できるから、ぜひご自身のビジネスや、ちょっとした約束事などのときに活用していただきたい。

では、どうやってつくればいいのだろうか？

絶対にはずせないポイントは、

まず ①タイトル、

それから ②本文、

そして ③日付、

最後に ④署名である。

難しくは無いのだけれど、かなり重要な要素になるので、油断せずに確認してほしい。

明日は具体的にこれらの書き方を説明する。